Hybride Mitgliederversammlung: Zugang über die Vereinsseite

Die hybride Versammlung ist kein Sonderweg mehr. Nach der Pressemitteilung des Bundesministeriums der Justiz vom 20. März 2023 trat die Änderung des Vereinsrechts am 21. März 2023 in Kraft (Bundesministerium der Justiz). Seitdem gilt: Das Einberufungsorgan, in der Regel der Vorstand, kann bestimmen, dass die Mitgliederversammlung hybrid durchgeführt wird, und eine Ermächtigung durch die Satzung oder die Vereinsmitglieder ist dafür nicht erforderlich (Bundesministerium der Justiz). Die Mitglieder wählen dann selbst, ob sie in den Saal kommen oder sich zuschalten. Beide Wege sind gleichwertig: Wer online dabei ist, nimmt an der Versammlung teil und übt seine Mitgliederrechte aus (§ 32 Abs. 2 BGB), etwa das Rede-, Antrags- und Stimmrecht.

Davon zu unterscheiden ist die rein virtuelle Versammlung ohne Saal. Für sie müssen die Mitglieder zuvor beschließen, dass künftige Versammlungen auch als virtuelle Versammlungen einberufen werden können (§ 32 Abs. 2 BGB). Während der Pandemie gab es eine Sonderregelung für Versammlungen im Wege der elektronischen Kommunikation, die zum 31. August 2022 ausgelaufen ist (Bundesministerium der Justiz). Wer noch eine Einladungsvorlage aus dieser Zeit verwendet, sollte sie deshalb neu fassen: Sie stützt sich womöglich auf eine Vorschrift, die nicht mehr gilt.

Der Haken sitzt in der Satzung. § 32 BGB gehört zu den nachgiebigen Vorschriften und findet insoweit keine Anwendung, als die Satzung etwas anderes bestimmt (§ 40 BGB). Schreibt Ihre Satzung ausdrücklich eine Versammlung nur mit persönlicher Anwesenheit vor oder regelt sie die elektronische Teilnahme abweichend, geht diese Regel vor. Lesen Sie deshalb vor der Planung den Abschnitt zur Mitgliederversammlung: Form und Frist der Einladung, Beschlussfähigkeit und Wahlverfahren. Die Satzung soll ohnehin bestimmen, unter welchen Voraussetzungen die Versammlung zu berufen ist, in welcher Form und wie die Beschlüsse beurkundet werden (§ 58 BGB). Wer gerade gründet, kann die elektronische Teilnahme gleich mitdenken; die übrigen Schritte der Gründungsphase beschreibt Verein gegründet: Die Website ab dem ersten Tag mitdenken. Wie eine Vereinsseite mit kleinem Budget aufgebaut ist, steht in Website für Vereine: günstig und ehrenamtstauglich.

Auf der Startseite steht in den Wochen vor dem Termin ein schmales Band: Jahreshauptversammlung, Datum, Ort und ein Verweis auf die Detailseite. Diese Detailseite ist das Herzstück. Sie beginnt mit zwei gleich großen Kästen nebeneinander, auf dem Handy untereinander: „Im Saal dabei“ und „Online dabei“. Keiner der beiden Wege ist der Normalfall und der andere die Ausnahme, und genau so sollte die Seite aussehen. Darunter folgen die Anleitung zur Online-Teilnahme, das Anmeldeformular und der Hinweis, wie Mitglieder an die Unterlagen kommen. Ob dafür eine eigene Unterseite nötig ist oder ein Abschnitt auf einer einseitigen Website reicht, hängt vom Umfang der Vereinsseite ab; die Abwägung beschreibt Onepager oder mehrere Seiten: was für den Start reicht.

Warum beide Wege sichtbar bleiben müssen, zeigen die Zahlen des Statistischen Bundesamts. 2025 hatten 87 Prozent der 65- bis 74-Jährigen das Internet in den letzten drei Monaten genutzt (Destatis). Gleichzeitig waren in dieser Altersgruppe 10 Prozent offline, sie hatten das Internet noch nie genutzt (Destatis). Über alle Altersgruppen von 16 bis 74 Jahren waren es gut 3 Prozent (Destatis). Eine Versammlung nur im Netz würde also gerade einen Teil der langjährigen Mitglieder ausschließen, auf die ein Verein am wenigsten verzichten will. Umgekehrt ist das Netz im Ehrenamt längst Alltag: 57,0 Prozent der freiwillig Engagierten gaben schon 2019 an, das Internet für ihre freiwillige Tätigkeit zu nutzen (Freiwilligensurvey 2019). Was Websites für ältere Besucherinnen und Besucher leisten müssen, steht in Kundschaft über 65: Was Ihre Website leisten muss.

Barrierefreiheit beginnt auf dieser Seite nicht mit der Technik, sondern mit der Anleitung. Schreiben Sie die Online-Teilnahme in kurzen, nummerierten Schritten auf, mit gut lesbarer Schrift und deutlichem Kontrast, und bieten Sie die Anleitung auch als Ausdruck an. Denken Sie an den Ton: Nach Angaben der Weltgesundheitsorganisation sind weltweit über 25 Prozent der Menschen über 60 Jahren von einer behindernden Schwerhörigkeit betroffen (WHO). Ein Raummikrofon, das nur den Vorstandstisch erreicht, macht es gerade diesen Mitgliedern online schwer, der Versammlung zu folgen. Ein Handmikrofon für Wortmeldungen aus dem Saal und, wo das Konferenzsystem es anbietet, eingeblendete Untertitel helfen. Was eine zugängliche Website allgemein ausmacht, fasst Barrierefreie Website: Gilt das BFSG für Kleinbetriebe? zusammen.

Eine Anmeldung zur Online-Teilnahme schreibt das Gesetz nicht vor, sie macht den Abend aber planbar. Sie zeigt, wie viele sich zuschalten, ob die Technik reicht und an wen die persönlichen Zugangsdaten gehen. Ein Formular auf der Versammlungsseite braucht dafür wenige Felder: Name, E-Mail-Adresse und ein freies Feld für Fragen. Je kürzer es ist, desto eher wird es ausgefüllt; warum, beschreibt Kontaktformular: Mehr Anfragen durch weniger Felder. Ob jemand Mitglied ist, prüft der Vorstand anhand der eigenen Mitgliederliste, nicht über zusätzliche Pflichtfelder.

An den Mehrheiten ändert die hybride Form nichts. Bei der Beschlussfassung entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 32 Abs. 1 BGB), und Stimmen aus dem Saal und aus dem Online-Raum zählen gleich. Für einen Beschluss, der die Satzung ändert, ist eine Mehrheit von drei Vierteln der abgegebenen Stimmen erforderlich (§ 33 BGB). Für die Änderung des Vereinszwecks braucht es die Zustimmung aller Mitglieder, und die Zustimmung der nicht erschienenen Mitglieder muss in Textform erfolgen (§ 33 BGB). Auch hier gilt: Die Satzung kann etwas anderes bestimmen (§ 40 BGB). Für jede Abstimmung empfiehlt sich derselbe Ablauf:

Schwieriger sind geheime Wahlen. Verlangt die Satzung sie oder beschließt die Versammlung sie, muss auch der Online-Weg die Stimmabgabe geheim halten, und ein Handzeichen in der Kamera leistet das nicht. Klären Sie vor der Einladung, welches Verfahren Sie dafür nutzen, und beschreiben Sie es in der Einladung, damit es am Abend niemanden überrascht. Für kleine Vereine gibt es außerdem den Beschluss ohne Versammlung: Er ist gültig, wenn alle Mitglieder ihre Zustimmung zu dem Beschluss in Textform erklären (§ 32 Abs. 3 BGB). Für eine Wahl mit mehreren Bewerbern ist das selten praktikabel, für eine einzelne, unstrittige Frage manchmal schon.

Wie die Beschlüsse beurkundet werden, soll die Satzung bestimmen (§ 58 BGB). Für das Protokoll einer hybriden Versammlung lohnt es sich, die Teilnahmeform festzuhalten: wie viele Stimmberechtigte im Saal waren, wie viele online, und bei jeder Abstimmung das Ergebnis beider Räume. Hat die Versammlung einen neuen Vorstand gewählt, ist jede Änderung des Vorstands von dem Vorstand zur Eintragung anzumelden, mit einer Abschrift der Urkunde über die Änderung (§ 67 BGB). Eine Satzungsänderung bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Eintragung in das Vereinsregister (§ 71 BGB). Die Anmeldungen sind mittels öffentlich beglaubigter Erklärung abzugeben (§ 77 BGB), und die öffentliche Beglaubigung mittels Videokommunikation ist zulässig (§ 77 BGB). Auch dieser Schritt lässt sich also ohne Anfahrt erledigen.

Auf der Website folgen drei Schritte. Erstens wird aus dem Band auf der Startseite ein kurzer Rückblick, ohne Namen von Wortmeldenden und ohne Abstimmungslisten. Zweitens werden Vorstandsseite und Impressum angepasst, sobald der neue Vorstand im Amt ist; was dort stehen muss, beschreibt Impressumspflicht: Pflichtangaben für Ihre Website. Drittens wird eine geänderte Satzung erst nach der Eintragung als neue Fassung veröffentlicht, mit dem Datum der Eintragung. Bis dahin bleibt die bisherige Fassung online, sonst steht auf der Seite eine Satzung, die noch nicht gilt.